Kinh doanh với người Nhật: Những nhân tố quyết định thành công

Là nền kinh tế lớn nhất châu Á và thứ hai trên thế giới, có dân số cũng khá đông (130 triệu người), Nhật Bản đang là thị trường đầy tiềm năng cho các doanh nghiệp Việt Nam.

Chính vì vậy, việc nắm rõ đặc điểm tiêu dùng và tính cách kinh doanh của người Nhật sẽ giúp các doanh nghiệp Việt Nam giao tiếp và kinh doanh thành công với họ.
Thị hiếu của người tiêu dùng Nhật Bản rất đa dạng nhưng cũng khá độc đáo. Theo Thương vụ Việt Nam tại Nhật Bản, người tiêu dùng Nhật rất chú ý đến chất lượng hàng hoá. Sống trong môi trường có thu nhập cao nên người Nhật Bản thường đòi hỏi rất khắt khe về chất lượng hàng hóa bao gồm cả vấn đề vệ sinh, hình thức và dịch vụ hậu mãi.
Có những lỗi rất nhỏ, chẳng hạn như vết xước hàng hóa trong quá trình vận chuyển, cũng có thể gây ảnh hưởng rất lớn đến quá trình tiêu thụ cả lô hàng và ảnh hưởng đến uy tín.
Người Nhật Bản cũng rất nhạy cảm với giá tiêu dùng hàng ngày. Sau cuộc khủng hoảng kinh tế bong bóng vào cuối những năm đầu của thập kỷ 90, người Nhật Bản không chỉ quan tâm đến vấn đề chất lượng mà còn rất chú ý đến sự thay đổi giá cả.
Đặc biệt, do người mua chủ yếu là do những phụ nữ nội trợ đi mua hàng ngày, có nhiều thời gian (tình trạng sau khi lấy chồng sẽ bỏ việc làm tại công ty vẫn còn phổ biến) nên họ rất quan tâm đến sự thay đổi về giá và về mẫu mã hàng hóa. Tuy vậy, tâm lý thích dùng hàng xịn, hàng đồ hiệu cho dù với giá rất cao vẫn không thay đổi nhiều so với trước đây.
Người Nhật Bản rất quan tâm đến vấn đề thời trang và màu sắc hàng hóa phù hợp theo từng mùa xuân, hạ, thu, đông. Mặt khác, tính đa dạng của sản phẩm là yếu tố vô cùng quan trọng cho việc thâm nhập thị trường. Trên thực tế, trong các siêu thị ở Nhật Bản có vô số những kiểu dáng, loại của cùng một loại hàng tiêu dùng.
Thương vụ Việt Nam tại Nhật Bản cũng cho biết, gần đây, mối quan tâm đến vấn đề sinh thái của người Nhật ngày càng nâng cao. Các cửa hàng đang liên tục cải tiến cách đóng gói sản phẩm để làm sao vừa đẹp, vừa đơn giản và bao bì có thể tận dụng bằng các nguyên liệu tái sinh.
Theo các chuyên gia về Nhật Bản, khi kinh doanh với người Nhật, các doanh nghiệp Việt Nam cần lưu ý tới 14 điểm sau đây:

1/ Đặc điểm nổi bật khi làm việc với các doanh nhân Nhật Bản là giữ chữ tín, giữ lời hứa dù là về những việc nhỏ nhất; đặc biệt coi trọng ấn tượng trong buổi gặp mặt đầu tiên hay trong đợt giao dịch đầu tiên.
Khi ta không thực hiện được lời hứa thì việc đầu tiên là phải xin lỗi cho dù vì bất kỳ lý do gì. Việc giải thích lý do phải được thực hiện hết sức khéo léo và vào những thời điểm phù hợp.

2/ Trao đổi thông tin, đàm phán rất lâu và kỹ, làm việc rất máy móc. Cho dù bạn là công ty thương mại đơn thuần, trong đại đa số trường hợp, khách hàng Nhật Bản vẫn yêu cầu bạn đưa đến tận nơi sản xuất để tận mắt chứng kiến tổ chức, năng lực sản xuất của bạn hay của đối tác sản xuất hàng cho bạn.
Nhưng khi bắt đầu vào giao dịch chính thức thì các công ty Nhật Bản lại nổi tiếng là ổn định và trung thành với bạn hàng.

3/ Thời gian đặt hàng thử, số lượng nhỏ kéo dài rất lâu. Nhiều khi, sau vài đơn hàng đầu tiên với số lượng ít, doanh nghiệp phía Việt Nam không đủ kiên trì để tiếp tục nên đã không nhiệt tình trong giao tiếp kinh doanh, dẫn đến mất khách hàng tốt trong tương lai.

4/ Việc tham gia hội chợ thương mại tại Nhật Bản là rất quan trọng, nó không chỉ giúp tìm kiếm khách hàng mới mà còn khẳng định tính thường xuyên, ổn định trong kinh doanh với khách hàng cũ.
Tuy nhiên, việc tham gia hội chợ tại Nhật Bản rất tốn kém và những mẫu mã hàng hóa chọn để trưng bày nên có sự trao đổi và thống nhất trước với những khách hàng truyền thống của mình để tránh tình trạng vi phạm cam kết về mẫu, mã trước đó.

5/ Khi giới thiệu hay bán hàng tại gian hàng, người phụ trách bán hàng không được ăn, uống trước mặt khách hàng cho dù phía trước gian hàng chỉ thấy có khách đi qua, lại. Phải luôn đứng, tươi cười mời chào khách với thái độ thật niềm nở và cám ơn cho dù khách đó chỉ nhìn và gian hàng của ta rồi lại đi luôn.

6/ Người Nhật rất coi trọng việc gặp mặt trước khi bàn bạc việc hợp tác và rất chu đáo trong việc chăm sóc khách hàng. Việc mời ăn, đón, tiễn sân bay (đặc biệt là nếu vào được tận trong máy bay để đón thì sẽ gây được ấn tượng đặc biệt với bạn). Trong giao dịch thương mại, vấn đề quan hệ cá nhân là vô cùng quan trọng. Chú ý, trong bữa ăn mời khách, ta nên chủ động tiếp đồ uống cho cho khách, cố gắng làm sao để khách không bao giờ phải tự rót rượu cho mình trong suốt bữa ăn.

7/ Văn hóa trao danh thiếp: Nhật Bản là một trong những nước hay sử dụng danh thiếp nhất thế giới. Việc không có hay hết danh thiếp khi giao dịch không bao giờ để lại ấn tượng tốt với khách hàng.

8/ Trực công ty: Người Nhật sẽ cảm thấy rất bất ổn về đối tác khi họ gọi điện đến công ty mà không thấy có người trả lời máy điện thoại hoặc trả lời không đúng mực.

9/ Rất thích khi đối tác sử dụng được tiếng Nhật vì họ cảm thấy gần gũi hơn. Hơn nữa ở những doanh nghiệp vừa và nhỏ, số người nói được tiếng Anh rất ít.

10/ Người Nhật Bản rất coi trọng giờ hẹn. Vì vậy, khi đi làm việc với khách Nhật, ta phải chủ động lựa chọn phương tiện hợp lý và thời gian đảm bảo tránh bị muộn vì lý do tắc đường.

11/ Sau khi đàm phán hay thống nhất vấn đề gì đó dù là không quan trọng lắm cũng cần phải làm bản tóm tắt nội dung đã thống nhất gửi lại cho đối tác.

12/ Chú ý tặng quà khách vào một số dịp lễ của Nhật như dịp Ô Bôn (tháng 7), dịp này nên gửi đồ ăn; dịp cuối năm dương lịch nên tặng đồ uống.

13/ Gửi thiếp chúc mừng nhân dịp ngày thành lập công ty; gửi thiếp chúc mừng Giáng sinh và năm mới (lưu ý thiếp chúc mừng phải được gửi tới tay đối tác trước ngày Giáng sinh, tốt nhất là vào khoảng nửa đầu tháng 12).

14/ Hàng hóa, cho dù bất kỳ loại gì cũng phải có hình thức đẹp, sạch sẽ. Bao bì sản phẩm phải rất cẩn thận đúng tiêu chuẩn, hình thức đẹp, kích thước hợp tạo được sự lôi cuốn và tiện dụng cho người sử dụng. So với các thị trường khác, tại Nhật Bản đối với một số mặt hàng như hàng quà tặng, chi phí cho bao bì chiếm tỷ trọng cao hơn trong giá thành sản phẩm.